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Verbindung und Veröffentlichung in Power BI

Microsoft Power BI ist eine Business-Intelligence Plattform die vielfältige lokale Datenquellen, wie auch Datenquellen aus der Cloud unterstützt. Jeder kann mit Power BI Desktop kostenlos Daten analysieren, um jedoch Reports für andere Nutzer zu teilen benötigt man das kostenpflichtige Power BI Pro. Falls Sie die folgenden Anleitungen aus diesem Artikel trotzdem testen wollen, können Sie eine zweimonatige Testversion für Power BI Pro aktivieren. 

 Im Folgenden werden wir uns mit diesen Themen beschäftigen:

  1. Verbindung zu der Datenbank einer Buchhaltungssoftware herstellen
  2. Datenbankabfragen in Power BI
  3. Synchronisieren und veröffentlichen eines Reports

Nach der Installation von Power BI beginnen wir mit dem Hinzufügen einer Datenquelle. Dazu klicken Sie auf den Get Data Button auf dem Startbildschirm (siehe unten)

 

 

Im Anschluss öffnet sich ein Fenster, welches die häufigsten Verbindungsmöglichkeiten wie beispielsweise Excel, CSV, Sharepoint, Facebook oder SQL Datenbanken auflistet. Sollte Ihr Connector nicht gelistet werden ist das kein Problem, da Sie ebenfalls mit Datenbanktreibern eine Verbindung herstellen können. In unserem Fall verbinden wir mit Microsoft Open Database Connectivity (ODBC).

 

 

Im nächsten Schritt werden wir aufgefordert einen Datenquellnamen auszuwählen. In unserem Fall wählen wir die Datenbank der Finanzbuchhaltungssoftware der Hamburger Software GmbH & Co.KG, welche als HSBSPFB hinterlegt ist. Falls sie bereits einen Überblick über die Datenbankstruktur haben, können Sie in diesem Fenster auch direkt SQL-Abfragen eingeben um die Daten an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Nachdem wir unsere Login-Daten eingetragen haben können wir durch die Tabellen der Datenbank navigieren.

 

Wenn wir nun eine der Tabellen auswählen erhalten wir eine Vorschau der enthaltenen Daten. Durch einen Klick auf die Checkbox neben dem Tabellennamen ist die Abfrage zum Import in Power BI bereit. Danach können Sie diese auch nachträglich noch über das Abfrage-bearbeiten Menü editieren. Nachdem die gewünschten Tabellen importiert wurden, können wir diese in Power BI Desktop betrachten und abspeichern. Ab diesem Zeitpunkt werden die Datensätze jedes Mal aktualisiert, sobald Power BI gestartet wird.

 

 

 Wenn ein Report erstellt wurde (dazu mehr beim nächsten Blogpost) kann dieser durch einen Klick auf den Publish-Button veröffentlicht werden.  Im Anschluss werden Sie aufgefordert ihre Office365 Zugangsdaten einzugeben und einen Workspace auszuwählen.

Nach der Veröffentlichung erhalten wir einen Link zu unserem Dataset auf app.powerbi.com, wo Sie beispielsweise einen anderen Report erstellen, Datensätze löschen oder Einstellungen verändern können. Durch einen Klick auf diesen Link erscheint folgendes Fenster:

 

 

 Wenn wir nun den Report-Reiter aufrufen, erhalten wir eine detaillierte Ansicht unseres veröffentlichten Reports aus Power BI Desktop. Unter „File“ finden sich zusätzliche Veröffentlichungsoptionen, wie beispielsweise die Webveröffentlichung oder die Einbettung in Sharepoint.

 

 

 Insbesondere bei der Webveröffentlichung muss besonders vorsichtig vorgegangen werden: über den Reportlink kann jeder im Internet die veröffentlichten Daten einsehen. Dementsprechend sollte diese Veröffentlichung nur mit unsensiblen Daten durchgeführt werden. Die Einbettung in SharePoint stellt hierbei eine sicherere Veröffentlichungsmethode dar. Eine andere Möglichkeit ist das Regular Sharing. Hierbei wird der Report im eigenen Workspace oder im Workspace einer Workspace Group veröffentlicht.

Eine weitere Besonderheit in Power BI ist das Anpinnen sogenannter Tiles. Dabei können im Gegensatz zum Anpinnen des kompletten Reports, einzelne Visualisierungen herausgepickt werden. Dies kann beispielsweise nützlich sein, wenn nur einige wenige Visualisierungen für ein mobiles Endgerät gezeigt werden sollen.

 

 

 In der untenstehenden Abbildung findet sich einer unserer beispielhaften Dashboards, welcher lediglich die wichtigsten Elemente abbildet. Diese wurden aus unterschiedlichen Reportpages des gleichen Datasets angepinnt. Ein Dashboard kann unterschiedliche Datenquellen, egal ob lokal oder aus der Cloud, miteinander kombinieren und so einen aggregierten Überblick gewährleisten.

 

 

 Das nächste Feature, welches wir Ihnen präsentieren ist die Ansicht auf Android oder iOS. Für die Darstellung auf mobilen Endgeräten können Sie einfach die jeweiligen relevanten Tiles zu einem neuen Dashboard hinzufügen.

 

 

Damit Sie in vollem Umfang von Power BI profitieren können, ist es wichtig, dass ihre Daten auf dem aktuellen Stand sind. Die Aktualität hängt neben dem Datentyp auch von der Datenquelle ab und ob es sich um ein Microsoft Produkt handelt oder nicht. In unserem Fall verbindet Power BI Desktop zu einer lokalen Datenquelle, was bedeutet, dass wir diese jederzeit manuell aktualisieren können. Jedoch ist ebenso einmal täglich eine automatische Aktualisierung möglich, deren Einrichtung in den folgenden Schritten erläutert werden soll.

Zunächst klicken Sie dafür auf die Dataset Einstellungen und wählen Ihr Projekt aus. Dabei sollte folgender Fehler auftreten:

 

 

 

 Die erste Voraussetzung der automatischen Aktualisierung ist, dass ein On-Premises Data Gateway installiert ist. Falls Sie bereits PowerApp oder Microsoft Flow Services genutzt haben, dürfte dieses bereits installiert sein. Es ist dafür zuständig, dass der Power BI Service und lokale Datenquellen verschlüsselt und sicher miteinander kommunizieren können. Um es zu installieren klicken Sie auf den Pfeil, wählen Gata Gateway und installieren es mit ihren Office365 Zugangsdaten.

 

 

Wenn Sie eine Datenquelle zum Gateway hinzufügen, müssen Sie Anmeldeinformationen für diese Datenquelle bereitstellen. Alle Abfragen an die Datenquelle werden mit diesen Anmeldeinformationen ausgeführt. Die Zugangsdaten werden sicher und asymmetrisch verschlüsselt. Das Gateway sollte nicht auf einem Computer installiert werden, der möglicherweise abgeschaltet wird, da es ohne Internetverbindung nicht funktioniert. In unserem Fall muss das Gateway auf der gleichen Maschine installiert werden, auf der auch die Datenbank installiert ist. Als nächsten Schritt müssen wir sicherstellen, dass unsere Datenquellen-Anmeldeinformationen korrekt sind.

 

 

 

 

 Danach können Sie die automatische Aktualisierung einstellen. Diese werden fortan überwacht. Im Falle eines Ausfalls werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

 

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