Referenzbericht Softwareentwicklung / Prozessoptimierung
Technologien/ Methoden
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ERP-Schnittstelle
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Blockchiffre AES-256
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SMTP
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Hamburger Software DMS
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Digitale Lohnabrechnung
Eckdaten zum Kunden:
Lechtermann-Pollmeier Bäckereien GmbH & Co. KG (https://www.lechtermann-pollmeier.de)
Stammsitz: 33739 Bielefeld
Filialen: ca. 40
Mitarbeiter: ca.500
Gründung: 1901/1920
Branche: Lebensmittelindustrie/ Großbäckerei
Bei dem Unternehmen Lechtermann-Pollmeier Bäckereien GmbH & Co. KG sollte vom postalischen Versenden auf digitale Lohnabrechnung umgestellt werden. Durch das gleichzeitige Verschicken von Stempelnachweisen, Personaleinkaufsrechnungen und Lohnabrechnungen entstanden bisher immer erhebliche Portokosten. Daher das Ziel der Geschäftsführung durch Digitalisierung diese Kosten einzusparen, sowie den Arbeitsaufwand zu minimieren / die Arbeit zu erleichtern.
Ersparnis durch digitalen Versand der Lohnabrechnung per E-Mail
Durch Empfehlung kam die Bäckerei zur Toowoxx IT GmbH und es erfolgte die Beauftragung für die Umstellung auf die digitale Lohnabrechnung.
Nach Analyse des Ist-Zustandes und in direktem Austausch machten sich die Toowoxx Softwareentwickler an die Arbeit. Das Ziel/ der Wunsch des Kunden im Blick mit nur wenigen Klicks die Verdienstabrechnungen inklusive der zusätzlichen Dokumente zukünftig per E-Mail an die Mitarbeiter zu verseden. Hierfür kümmerte sich Herr Räubert, seitens des Kunden, um die datenschutzkonforme Genehmigung/ Einholung der passenden E-Mail-Adressen jedes einzelnen Mitarbeiters.
Die digitale Umstellung im Detail
Die Bäckerei arbeitet mit der Hamburger Software DMS (Datenmanagementsystem) inklusive des HS Personalwesens.
Die PDFs der Verdienstabrechnungen wurden aus dem DMS generiert, jeweils mit Passwort welches im HS Personalwesen als benutzerdefiniertes Feld 
angelegt und mit der Blockchiffre „AES-256“ verschlüsselt wurde. („In Amerika wird das Verschlüsselungssystem von der Regierung verwendet, um Daten geheim zu halten“: https://praxistipps.focus.de/aes-256-bedeutet-und-sicherheit-der-verschluesselung_120772.)
Anschließend wird die verschlüsselte und passwortgeschützte PDF, an die im HS Personalwesen hinterlegte E-Mail-Adresse versandt. Generell ist der Versand über jeden SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), Microsoft Exchange oder Microsoft Office 365 Server möglich. Auch hier wird immer eine verschlüsselte Verbindung aufgebaut.
Ergebnisse der Zusammenarbeit/ Positives Fazit
Feedback von Herrn Torben Räubert (Lohn-Finanzbuchhalter, Lechtermann-Pollmeier Bäckereien GmbH & Co.):
Nach Analyse der EDV-Struktur erfolgte eine schnelle Erarbeitung. Sehr gute Zusammenarbeit auch mit der hauseigenen IT. Umstellung lief sauber & schnell, trotz eigens gewünschter enger Zeitplanung. Kleinere Fehler wurden schnell ausgemerzt, dass in kürzester Zeit alles ohne Probleme lief. Gute offene Kommunikation. Der Projektablauf lief insgesamt super. Sehr zufrieden. Klare Weiterempfehlung.
Details zum Kunde
Die Lechtermann-Pollmeier Bäckereien GmbH & Co. KG steht für Nachhaltigkeit und hohe Qualität.
Im Jahr 2002 erfolgte der Zusammenschluss von Lechtermann und Pollmeier Bäckereien. Inzwischen gehören ca. 40 Filialen zu der Bäckerei. Die Fachgeschäfte der Pollmeier Bäckereien haben Ihr Angebot entsprechend Ihrer jüngeren Zielgruppe ausgerichtet, das heißt es gibt einen Snack-Bereich, Drive-In-Schalter und auch täglich warme Gerichte. Im Gegensatz dazu sind die Filialen Lechtermann klassisch aufgestellt, wozu unter anderem ein großes Kuchensortiment gehört.
Aktuell gibt es einen neuen Webshop, der es den Kunden für gewisse Standorte ermöglicht Produkte vorzubestellen, die dann ohne Wartezeit im Markt abgeholt werden können.