Lechtermann-Pollmeier Bäckereien GmbH & Co. KG

Bei dem Unternehmen Lechtermann-Pollmeier Bäckereien GmbH & Co. KG sollte vom postalischen Versenden auf digitale Lohnabrechnung umgestellt werden. Durch das gleichzeitige Verschicken von Stempelnachweisen, Personaleinkaufsrechnungen und Lohnabrechnungen entstanden bisher immer erhebliche Portokosten.  Daher das Ziel der Geschäftsführung durch Digitalisierung diese Kosten einzusparen, sowie den Arbeitsaufwand zu minimieren / die Arbeit zu erleichtern.

Nach Analyse des Ist-Zustandes und in direktem Austausch machten sich die Toowoxx Softwareentwickler an die Arbeit. Das Ziel/ der Wunsch des Kunden im Blick mit nur wenigen Klicks die Verdienstabrechnungen inklusive der zusätzlichen Dokumente zukünftig per E-Mail an die Mitarbeiter zu verseden. Hierfür kümmerte sich Herr Räubert, seitens des Kunden, um die datenschutzkonforme Genehmigung/ Einholung der passenden E-Mail-Adressen jedes einzelnen Mitarbeiters.

Die PDFs der Verdienstabrechnungen wurden aus dem DMS generiert, jeweils mit Passwort welches im HS Personalwesen als benutzerdefiniertes Feld angelegt und mit der Blockchiffre „AES-256“ verschlüsselt wurde. („In Amerika wird das Verschlüsselungssystem von der Regierung verwendet, um Daten geheim zu halten“: https://praxistipps.focus.de/aes-256-bedeutet-und-sicherheit-der-verschluesselung_120772.)

Anschließend wird die verschlüsselte und passwortgeschützte PDF, an die im HS Personalwesen hinterlegte E-Mail-Adresse versandt. Generell ist der Versand über jeden SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), Microsoft Exchange oder Microsoft Office 365 Server möglich. Auch hier wird immer eine verschlüsselte Verbindung aufgebaut.