Wie Sie Ihre Geschäftsprozesse erfolgreich umstellen
Während in Großunternehmen schon die meisten Prozesse automatisiert ablaufen, werden in kleineren Unternehmen noch viele Dinge händisch erledigt. Auch das BMWK sieht bei kleinen Unternehmen deutlichen Aufholbedarf.
Auch wenn alte Prozesse noch (teils) analog funktionieren, besteht Verbesserungspotential, welches zumeist nicht ausgenutzt wird.
Was versteht man unter Digitalisierung?
Digitalisierung im engeren Sinne bedeutet analoge Tätigkeiten durch Einführung von Technologien zu beschleunigen oder vollständig zu automatisieren.
Oft werden zu Digitalisierung auch Bereiche der digitalen Transformation gezählt. Digitale Transformation geht jedoch einen Schritt weiter. Anstatt denselben Prozess in digitaler Form umzusetzen, werden Prozesse, die nicht mehr aktuell sind durch andere Prozesse ersetzt. Also beispielsweise die Umstellung des Werksverkauf auf Online-Handel.
Vorteile der Digitalisierung und digitalen Transformation
Die Gründe Prozesse digital umzustellen sind vielseitig, hier nur einige Beispiele:
- Effizienz: Wie schon erwähnt findet man in vielen Unternehmen noch Prozesse die Unmengen an Zeit fressen, da sie analog durchgeführt werden. Das ist nicht nur kostenintensiv, sondern auch anfällig für Fehler.
- Bessere Kommunikation / besserer Wissensaustausch: Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden, Informationen werden für alle Berechtigen zugänglich gespeichert. So sind alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand. Das vereinfacht die Arbeit und vermeidet Missverständnisse.
- Skalierbarkeit: Anstatt wie früher einen Server für das Unternehmen zu kaufen, welcher selten ausgelastet ist, ohne überlastet zu sein, können über Cloudlösungen Speicher- und Rechenkapazitäten nach Bedarf zugebucht und abbestellt werden.
- Besserer Kundenservice: Die Kunden von heute sind ungeduldig. Im Idealfall gibt es Ticketsysteme in denen Kunden den Bearbeitungsstand ihres Anliegens einsehen können. Auch wichtig, zentrales Abspeichern von Kundeninformationen einschließlich Ihrer Probleme und deren Bearbeitungsstand – so muss der Kunde nicht mehreren Supportmitarbeitern das gleiche Problem erklären. Dies gilt auch für interne Kunden, zum Beispiel Mitarbeiter, die sich an die Personalabteilung wenden.
Wann lohnt es sich einen Prozess umzustellen?
Mit der Umstellung von Prozessen gehen immer Kosten einher, wann lohnt sich also diese Investition. Diese Frage lässt sich leicht beantworten. Es gibt zwei Faktoren: Der erste ist die potenzielle Kostenersparnis.
Hierzu eine Beispielrechnung:
Es ist noch üblich, dass Lohnabrechnungen in der Personalabteilung gedruckt und an Mitarbeiter versendet werden. Die Kosten hier sind höher als man denkt.
Ein personalverantwortlicher Mitarbeiter (da es sich um sensible Daten handelt müssen Personaler die Belege versenden) kostet pro Stunde gesamt etwa 35€, entspricht 0,58€ pro Minute.
Einen Beleg zu drucken, verpacken und zu frankieren dauert bei einem schnellen Mitarbeiter 4 Minuten (4*0,58€ = 2,32)
Hinzu kommen 0,10€ für Couvert, Papier und Toner; sowie 0,80€ für Porto
Die Kosten pro Beleg liegen bei 3,22€
Toowoxx bietet eine Lösung zum DSGVO-Konformen digitalen Versand der Abrechnungen an.
Die Kosten hier liegen bei einmalig 1.200€ sowie ca. 150€ für die Einrichtung, ergibt 1.350€. Gehen wir davon aus, dass die Lösung (auch wenn sie erfahrungsgemäß länger verwendet wird) kalkulatorisch über 5 Jahre abgeschrieben wird, ergibt 270€ pro Jahr.
Hinzu kommen etwa 220€ pro Jahr für Wartung und 0,15€ pro versendeter digitaler Abrechnung.
Fixkosten (Lösung): 270€+220€=490€/Jahr 40,83€/Monat
Kosten pro Monat (Lösung): 40,83+0,15*MA
Kosten pro Monat (Analog): 3,22*MA
Um herauszufinden, wann sich die Lösung lohnt, setzten wir gleich:
40,83+0,15*MA = 3,22*MA |-0,15MA
40,83=3,07*MA |/3,07
MA=13,3
Heißt im Klartext bereits ab dem 14. Mitarbeiter bzw. der 14. Abrechnung lohnt sich die Lösung.
Bei einem Mittelständler mit 100 Mitarbeitern führt die Lösung zu einer Ersparnis von 266,17€ pro Monat, das sind 3.194,04€ im Jahr!
(3,22*100) – (40,83+0,15*100) = 266,17€
Bei Interesse an der Lösung kontaktieren Sie uns telefonisch oder per E-Mail. Sie können auch direkt im Kasten links einen Termin mit dem verantwortlichen Mitarbeiter buchen.
Buchen Sie einen Termin für eine kostenlose Erstberatung zum digitalen Versand der Lohnabrechnungen!
Ein weiter Faktor ist Nutzengewinn durch die Umstellung, beispielsweise durch Wettbewerbsvorteile, Qualitätsgewinn, höherer Motivation durch Entlastung der Mitarbeiter.
Dieser lässt sich nicht einfach in Euro betiteln, sollte aber keinesfalls unterschätzt werden.
Die Schritte der Einführung und verbreitete Fehler dabei
Größere Softwarelösungen die aufwendige Prozesse abbilden sollen einzuführen ist eine Herausforderung. In diesem Abschnitt wird das erprobte Vorgehen für Softwareeinführung vorgestellt, sowie verbreitete Fallsticke die immer wieder zu Verzögerung, Mehrkosten oder sogar dem Scheitern von Projekten führen.
Projektvorbereitung
Im allerersten Schritt sollte das Projekt der Softwareeinführung vorbereitet werden. Dabei werden Projektverantwortliche ernannt und Mitarbeiter für das Projekt abgestellt. Bereits jetzt sollten Budget und Deadlines festgelegt werden. Auch die Projektziele werden festgelegt und daraus wird ein Grobkonzept mit den funktionellen Anforderungen erarbeitet. Gegebenenfalls können externe Berater beauftragt werden, falls im Unternehmen niemand mit der notwendigen Erfahrung verfügbar ist.
Verbreitete Fehler:
Schon in diesem Schritt werden oft Fehler gemacht, die im weiteren Verlauf des Projektes zu großen Problemen führen. Oft gibt kein klares Budget, sondern es sollen Angebote eingeholt und der Geschäftsleitung vorgelegt werden. Das führt zu Unsicherheit und Verzögerung, es geht Zeit verloren, weil auf Angebote gewartet wird, die sowieso zu teuer sind um in Frage zu kommen.
Oft gibt es keine Deadline und Mitarbeiter priorisieren das Projekt weniger, vor allem wenn diese parallel mit Projekt und Tagesgeschäft beschäftigt sind.
In vielen Fällen werden Ziele nicht klar festgelegt, sondern Ziel des Projektes ist eine neue Software in Abteilung XY einzuführen. Das ist zu undeutlich, in den Zielen muss (wenn möglich anhand von Zahlen) festgelegt werden, welcher Mehrwert durch die Software entstehen soll.
Interne Dokumentation
Um die passende Software auszuwählen, sollten die für die Software relevanten Geschäftsabläufe und Prozesse dokumentiert und die Anforderungen an die Software festgelegt werden. Dieser Schritt erfolgt in Kooperation zwischen der IT-Abteilung und der Abteilung, welche die Software vorwiegend verwendet (Lead User)
Verbreitete Fehler:
Nicht immer muss die neue Software die alten Prozesse eins zu eins abbilden. Die alten Prozesse werden auch nicht einfach genau durch die Software abzubilden sein. Es würden hohe Kosten anfallen, um die Software anzupassen. Prozesse im Unternehmen sind oft historisch gewachsen und in sich ineffektiv. Die Einführung der neuen Software ist ein guter Moment die Prozesse zu überdenken und zu optimieren. Vom Softwareanbieter erhalten Sie hier Hilfe zu Best Practices, in Zusammenhang mit der Software.
Des Weiteren, ist nicht immer die Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung und Lead User gewährleistet. Die IT-Abteilung achtet auf eine Software, die sich möglichst gut in die bestehende Systemlandschaft einfügt. Der Lead User hat eigene Anforderungen an die Software. Beide Abteilungen müssen in den Auswahlprozess eingebunden sein, doch legen Sie fest, wer im Zweifel entscheidet.
Softwareauswahl und Einführung
Anhand der Informationen, die Sie aus der Prozessdokumentation gewonnen haben können Sie nun in Rücksprache mit Anbietern oder Dienstleistern eine Software auswählen. Anschließend geht es daran die Software im Unternehmen zu implementieren. Grundsätzlich gibt es zwei Konzepte für die Softwareeinführung:
Big Bang Strategie: An einem definierten Zeitpunkt wird die neue Software eingeführt und anschließend ausschließlich verwendet. Für gewöhnlich findet die Einführung zu einem Zeitpunkt statt an dem die Software nicht verwendet werden muss (Wochenende, Betriebsurlaub). Probleme können auftreten, wenn die Software nicht voll funktionsfähig ist, oder die Mitarbeiter nicht wissen wie bestimmte Funktionen der Software zu verwenden sind. Vor allem bei zeitkritischen Aufgaben fallen hier schnell kurzfristig Überstunden an.
Iterative Strategie: Hier wird die Software Stück für Stück eingeführt. Die neue und alte Software wird parallel genutzt. Das gibt den Mitarbeitern Zeit sich in die Software einzuarbeiten, während sie für kurzfristige Probleme auf die vertraute Software zurückgreifen können. Die iterative Strategie ist allgemein eher teurer da zwei Softwarelösungen gleichzeitig gepflegt werden müssen. Ein weiteres Problem entsteht, wenn keine klare Deadline besteht. In diesem Fall wird oft die alte Software über lange Zeiträume verwendet, wegen mangelnder Motivation der Mitarbeiter oder zögern der Geschäftsleitung die Einführung endgültig umzusetzen. Die neue Software bringt in dieser Zeit keinen Mehrwert.
Verbreitete Fehler
Immer wieder herrscht mangelhafte Kommunikation zwischen Kunden und Anbieter oder IT-Dienstleister, mit dem die Software eingeführt werden soll. Es kommt immer wieder vor, dass Dinge im Meeting „mal besprochen“ wurden, später aber weitere Anforderungen kamen, die nicht vollständig weitergeleitet wurden. Im Endeffekt funktioniert die Software nicht wie gewünscht. Geben Sie Ihre Erwartungen also klar wieder, dokumentieren Sie diese schriftlich und lassen Sie diese Mitschrift auch dem Kooperationspartner zukommen. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass Anforderungen von Mitarbeitern bis zu einem bestimmten Zeitpunkt eingereicht werden müssen und schließen Sie dann erst die Auswahl der Software ab.
Widerstände gegen die Software werden auftreten. Es gibt immer Mitarbeiter die neue Software für unnötig halten und die sich nicht einlernen wollen. Was hilft ist ein professionelles Change-Management. Schulen Sie die Mitarbeiter frühzeitig und geben Sie ihnen alle relevanten Informationen über den Ablauf der Veränderung. Geben Sie den Mitarbeitern außerdem die Möglichkeit für Feedback und Kritik und setzten Sie gute Vorschläge um. Haben Mitarbeiter keine Möglichkeit ihre Bedenken offen zu äußern, dann verlieren Sie einerseits diese Wissensquelle andererseits sprechen sich die Mitarbeiter abteilungsintern gegen die Software aus und ihre Kollegen stellen sich auch gegen die Software.
Betrieb und Support
Ist die Software eingeführt geht es vor allem darum Fehler zu patchen und bei Rückfragen der Mitarbeiter zu helfen. Eventuell gibt es sogar Verbesserungsvorschläge, diese werden jedoch oft nur auf Anfrage an das Projektteam weitergeleitet. Es empfiehlt sich daher den Mitarbeitern Möglichkeiten zu Evaluation bereitzustellen.
Verbreitete Fehler
Es kommt immer wieder vor das ein System von den Mitarbeitern nicht gepflegt wird, oder einzelne Funktionen vernachlässigt werden. Die Datenbanken von Unternehmenssoftware leben von umfassender Dokumentation, zum Beispiel dem zusammenfassen von Kundentelefonaten im CRM. Werden diese Datenbanken nicht gepflegt wird das System schwerer zu bedienen. Dieser Effekt verstärkt sich selbst, denn wenn genügend Mitarbeiter keine Daten einpflegen, ist das System für ihre Kollegen recht nutzlos und diese wollen keine Daten einpflegen in ein System, dass sowieso niemand nutzen kann. Achten Sie beim Auswählen eines Systems darauf, dass es keinen zu hohen Pflegeaufwand hat, das heißt es verlangt nicht mehr Informationen als benötigt und ist einfach im Umgang. Wenn Mitarbeiter nicht einmal genügend Zeit haben, um die Datenbanken zu pflegen, werden diese natürlich vernachlässigt. Viele Unternehmenssoftware-Hersteller verwenden außerdem den Ansatz der Gamification, bei dem spielerisch Anreize geschaffen werden für das erledigen von Aufgaben. Wenn eine Punktzahl auf dem Dashboard erscheint, für Prozent der vollendeten Dokumentationen ist die Motivation automatisch höher.
Fazit
Alte Systeme werden oft viel zu lange verwendet, mitunter weil Kosten und der Aufwand der Einführung abschrecken können. Jedoch kann mit einer überschaubaren Investition oft ein Nutzen für das Unternehmen generiert werden und im Zeitalter des Fachkräftemangels Personalaufwand sparen.
Überdenken Sie Ihre aktuellen Prozesse, kooperieren Sie mit den Mitarbeitern und nehmen Sie die Vorbereitung für ein neues System ernst. Dann steht einer erfolgreichen Integration nichts mehr im weg.