Kosten sparen – Mitarbeiter finden
Die Digitalisierung verändert die Art wie wir Leben und Arbeiten. Digitale Transformation findet in allen Bereichen der Wirtschaft statt. Im Anschluss werden einige der relevantesten Trends in der Modernisierung des Personalwesen aufgezeigt.
Digitale Lohnabrechnung – Spart Zeit, Papier und Porto
Viele Arbeitsschritte im klassischen Personalwesen, müssen bis heute noch manuell ausgeführt werden. Dabei können all diese wiederkehrenden, regelbasierten Prozesse durch Algorithmen abgebildet werden und in Software eingepflegt werden. Anschließend lassen sich diese in Sekundenschnelle und fehlerfrei per Knopfdruck ausführen. Ein Beispiel hierfür ist die Lohnabrechnung.
Die klassische Lohnabrechnung in Papierform ist immer noch gängig. Diese muss gedruckt, in Umschläge gepackt und ausgeteilt werden. Eine Arbeit, die aus Datenschutzgründen von gut bezahlten Personalmitarbeitern ausgeführt werden muss, obwohl diese hochqualifizierten Leute damit Ihre Talente verschwenden. Eine digitale Lösung kann bares Geld sparen. Und auch den Mitarbeitern, ist meist eine virtuelle Ablage lieber als die klassische Zettelwirtschaft. Doch wer Gehaltsabrechnungen einfach zumailen möchte, ist vom Gesetzgeber dazu verpflichtet die End-to-End-Verschlüsselung der Daten zu gewährleisten. Solche Systeme im Haus einführen ist eine Herausforderung und sorgt oft dafür, dass die IT-Abteilung größere Mehrkosten hat, als sich die Personalabteilung spart.
Um dieses Problem zu beheben, bieten wir von Toowoxx als externe Dienstleister mit unserer Expertise eine bereits in der Praxis bewährte Lösung über die „HS Hamburger Software“. In einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern kann durch die Umstellung von postalischem Versand der Verdienstabrechnung zu unserer digitalen Lösung eine Ersparnis von über 2.500€ pro Jahr erzielt werden. Diese Ersparnis ist sogar noch größer, bei höherer Mitarbeiter Anzahl.
Besitzen Sie aktuell bereits ein System zum Personalmanagement, das nicht alle Möglichkeiten liefert, die Sie sich wünschen? Wir Programmieren gerne eine Schnittstelle für Sie. Schnittstellen gewährleisten, dass Programme strukturierte Informationen austauschen können, auch wenn dies im Code ursprünglich nicht vorgesehen war. Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen oder lesen Sie sich durch was unsere zufriedenen Kunden dazu sagen.
Digitale Personalakte – Klicken statt blättern
Sollte im Unternehmen noch die traditionelle Papier-Personalakte verwendet werden, gibt es gute Gründe diese in die digitale Form zu überführen. Die Ablage von Dokumenten und das Suchen von Akten kostet Zeit. Im Laufe eines Monats verschwenden Personaler viele Stunden nur mit drucken, lochen, abheften und Akten durchblättern. Diese Prozesse können mit einer digitalen Personalakte um einiges verkürzt werden.
Das Ablegen von Dokumenten beansprucht bei der klassischen Papier-Personalakte in etwa viermal so viel Zeit als bei der digitalen Personalakte. Noch größer ist die Zeit Ersparnis bei der gezielten Suche nach Dokumenten. Für eine einzelne Mitarbeiternachfrage im Bezug auf Details im Vertrag oder ähnliches, müssen Personaler die Papier-Akte erstmal physisch finden. Damit verschwenden sie sowohl die Zeit von sich selbst, als auch die des wartenden Mitarbeiters. Über die Suchfunktion nach Stichworten zu suchen, ist in circa zehnmal schneller als an den Aktenschrank zu gehen und Ordner durch zu wälzen.
Dieser schnelle und ortsunabhängige Zugriff verschafft einen hervorragenden Überblick über alle zum Mitarbeiter relevanten Informationen. Im Gegensatz zur Papier-Personalakte kann nicht nur von einem Ort auf die Personalakte zugegriffen werden. Sondern an jeder Niederlassung, oder auch im Homeoffice. Dennoch muss nicht jeder auf die Personalakte einsehen können.
Um den Datenschutz zu gewährleisten, können Zugriffsrechte individuell für jeden Mitarbeiter angepasst vergeben werden. Lohnbuchhalter brauchen keinen Zugriff auf Mitarbeiterbewertungen, Abteilungsleiter müssen nur Daten zu den Ihnen unterstellten Mitarbeiter einsehen können. Durch Zugriff der Mitarbeiter auf die für sie relevante Daten, können diese sich viele Fragen selbst beantworten, ohne die Hilfe der Personalabteilung.
Der leichte Überblick über Kompetenzen, Teamstrukturen, Gehaltsentwicklung, Weiterbildungen und mehr erleichtert die Vorbereitung Mitarbeitergesprächen enorm. Softwarelösungen bieten direkt Auswertungen, die Personaler bei der weiteren Planung unterstützen.
Um gesetzliche Aufbewahrungsfristen nicht zu überschreiten, müssen Personalakten in regelmäßigen Abständen bereinigt werden. Je nach Ablagesystem geht damit ein so großer Zeitaufwand einher, dass viele Unternehmen diese Fristen zu ignorieren. In der Digitalen Ablage das automatische Löschen von Daten nach diesen Fristen automatisch eingepflegt werden.
Die größte Hürde bei der Einführung einer digitalen Personalakte ist die Überführung der bisherigen Papier-Personalakten in digitale Form. Ein wichtiger Faktor hierbei ist die Leistungsfähigkeit und Geschwindigkeit der Scanner. Diese Scanner sollten OCR-Fähig sein, ein Scanner ist OCR-fähig, wenn in gescannten PDF-Dateien Wörter markiert und kopiert werden können. Externe Dienstleister können die Digitalisierung der Personalakte deutlich schneller umsetzten, auch die Kosten fallen in der Regel geringer aus als bei Umsetzung in der Personalabteilung. Grundsätzlich empfiehlt sich die Vergabe an externe ab 100 Personalakten.
Bei Fragen zur Digitalen Personalakte, kontaktieren Sie uns gerne. Als Vertriebspartner der „HS – Hamburger Software“ beraten wir Sie gerne zur Umstellung, den für Sie sinnvollen Modulen des Programms und der Installation, sowie dem Erstellen von Schnittstellen zu Fremdsystemen. Informieren Sie sich zu unseren Softwareprodukten. Oder sehen Sie sich das Webinar unseres Vertriebspartners an.
Social Media Recruiting
Da klassische Stellenanzeigen nur von Menschen gesehen werden die auf der Suche nach einem (neuen) Beruf sind, reichen sie im umkämpften Arbeitsmarkt von heute nicht mehr. Unternehmen, die auf der Suche nach qualifizierten Arbeitnehmern sind, müssen heute selbst aktiv werden, um Mitarbeiter zu finden. Gerade Social-Media-Kanäle werden zum immer wichtigeren Marketingtool.
Gesponserte Werbung auf Instagram oder Facebook hat entscheidende Vorteile zu beispielsweise Plakatwerbung. Durch ausgedehnte Datenprofile über jeden User kann passgenau entschieden werden welcher potenzielle Arbeitnehmer, wann Werbung für das Unternehmen sieht. Dies sorgt für einen geringeren Streuverlust.
Um aus der Werbeanzeige auch tatsächlich Bewerber zu generieren ist ein ansprechende Unternehmensseite auf der Plattform essenziell. Über Soziale Netzwerke können durch Posts Arbeitsatmosphäre und Arbeitsinhalte glaubhafter vermittelt werden, als durch die einfache Nennung in der Stellenanzeige.
Seiten wie Xing oder LinkedIn gehen einen Schritt weiter, diese bieten ein Portal um sich im Businesskontext zu vernetzten. Xing und LinkedIn haben aktuell vergleichbare Nutzerzahlen. Xing setzt dabei einen sehr starken Fokus auf Recruiting, ist also grundsätzlich eine sinnvolle Anlaufstelle, wenn Sie nach neuen Mitarbeitern suchen. Xing ist dabei beschränkt auf den deutschsprachigen Raum, suchen Sie international nach neuen Angestellten ist Xing die falsche Wahl.
LinkedIn ist eine international bekannte Website und fährt einen etwas anderen Ansatz als klassisches Headhunting. Das Stichwort hier heißt Content Marketing. Durch hochwertige und informative Posts generiert das Unternehmen Interesse, Vertrauen und Reichweite bei allen Stakeholdern. Durch eine ansprechende Präsentation des Unternehmens schlagen Sie mehrere Fliegen mit einer Klappe. Sie können Aufmerksamkeit bei Kunden und Geschäftspartnern generieren, Ihr öffentliches Image verbessern, aber auch potenziellen Bewerbern Ihr Unternehmen und dessen Kultur vorzustellen. Gerade wenn ihre Mitarbeiter auf LinkedIn aktiv vernetzt sind, entgeht ihnen die Chance ihre Unternehmensmarke und deren Werte zu vermitteln, wenn Sie über keine oder keine ansprechende Unternehmensseite auf LinkedIn verfügen. Ihre Mitarbeiter sind Botschafter Ihrer Marke – auch Ihrer Arbeitgebermarke – wenn Sie über ein aussagekräftiges LinkedIn Profil verfügen, werden Sie von Bewerbern gefunden.
Digital gestützte Personalentwicklung
Viele große Unternehmen setzten schon seit langem auf stetige Evaluation durch Mitarbeiterbeurteilungen und präzise Daten zu Qualifikationen und Potentialen. Im Mittelstand treffen Führungskräfte Entscheidungen über Beförderung, Versetzung, Einstellung, Schulung und gegebenenfalls Entlassung noch in den meisten Fällen nach Bauchgefühl.
Über gezielte Softwarelösungen werden Informationen über die Mitarbeiter zentral gesammelt und ausgewertet. Diese Systeme bieten Impulse und Richtlinien welche Qualifikationen systematisch erfragt werden sollten und unterstützt Sie dabei fundierte Informationen zu Ihren Mitarbeitern zu sammeln. Mit diesen Informationen im System kann schnell erkannt werden, wie Mitarbeiter weiterhin gefördert werden sollen. Oder welcher Mitarbeiter qualifiziert ist intern freiwerdende Stellen zu besetzten.
Zu passender Software können wir Sie gerne beraten.
Stellenmanagementsysteme
In vielen Unternehmen ist die Organisationsstruktur zwar bereichs- und abteilungsweise dokumentiert, ausführliche Stellenpläne sind eher selten anzufinden. Wenn diese doch vorhanden sind, sind sie oft nicht für alle einsehbar und starr. Neu- oder Umbesetzungen sind somit für die Personalabteilung zeitaufwändig, weil die Personalabteilung immer wieder auf Informationen der Fachabteilungen warten muss. Zudem kann die Personalabteilung nur schwer einschätzen welche Auswirkung eine Umbesetzung oder Umorganisation einzelner Stellen hat.
Mit entsprechender Software zum Stellenmanagement lassen sich diese Informationen zentral sammeln und übersichtlich darstellen. Definierte Anforderungsprofile jeder Stelle erleichtern die Suche nach passenden Mitarbeitern. In Verbindung mit Systemen zur Personalentwicklung erhalten Sie schnell einen Überblick über die für die Stelle geeigneten Unternehmensinternen. Organigramme lassen sich auf Knopfduck erstellen und sorgen für Überblick bei den Mitarbeitern und das schnelle Finden eines Ansprechpartners für abteilungsübergreifende Fragen.
Über diese Daten erhalten Sie einen Zeitgewinn bei der Bewerbersuche, mehr Transparenz in der Unternehmensstruktur und vermeiden es kostspielige Fehlentscheidungen zu treffen.
Wir beraten Sie gerne zu Softwarelösungen der HS.
Digitales Seminarmanagement
Um die Qualifikation der Mitarbeiter zu gewährleisten sind regelmäßige Seminare zur Weiterbildung unersetzlich. Die Planung der Seminarinhalte, teilnehmenden Mitarbeiter und Räumlichkeiten ist ein zentrales Thema für Personalabteilungen.
Passende Seminarmanagementsysteme verleihen diesen Personalentwicklungsmaßnahmen sowie Pflichtunterweißungen mehr System. Bei Seminaren die wiederholt werden, kann das Konzept von bereits gehaltenen Seminaren wiederverwendet werden. Wartelisten und Zielgruppenassistenten sorgen dafür, dass ihre Seminare mit passenden Teilnehmern besetzt werden und kein geeigneter Teilnehmer unberücksichtigt bleibt. Durch das Einpflegen der Daten mehrerer Dozenten, kann vom Programm der Passende für die Schulung ausgewählt werden. Die HS bietet auch hier Softwarelösungen, zu denen wir Sie gerne beraten. Suchen Sie nach einer IT-Schulung? Informieren Sie sich über die Angebote unserer Tochterfirma IQ-Unit.
Die digitale Transformation liefert zahlreiche Möglichkeiten, um die Personalabteilungen zu entlasten und Kosten einzusparen. Möglichkeiten mit potenziellen Bewerbern online zu interagieren, können heute nicht mehr vernachlässigt werden. In Zusammenarbeit mit HS – Hamburger Software bieten wir Ihnen zahlreiche Möglichkeiten Ihre Personalabteilung effektiver zu machen.